Bí Quyết Mở Quán Cafe Nhỏ Kinh Doanh Hiệu Quả

Bạn đang có kế hoạch mở quán cafe nhỏ để hiện thực hóa giấc mơ kinh doanh nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy để Cafe Sạch gợi ý những kinh nghiệm và quy trình cần thực hiện khi kinh doanh quán cafe nhỏ, giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi tiến hành kinh doanh. Và hoạt động kinh doanh làm sao để hiệu quả thu hút khách hàng, tiết kiệm chi phí, lợi nhuận cao luôn là câu hỏi muôn thuở.

1. QUY TRÌNH MỞ QUÁN CAFE NHỎ

1.1. CHỌN MÔ HÌNH CHO QUÁN CÀ PHÊ NHỎ

Về loại hình phục vụ sẽ có quán cafe phục vụ tại bàn và phục vụ tại quầy. Trong đó:

Quán cafe phục vụ tại bàn áp dụng hình thức thanh toán sau. Khách hàng sau khi thưởng thức cafe sẽ có nhân viên để tận bàn nhận tiền. Mô hình quán cafe này phù hợp với những nhà hàng địa phương và được áp dụng tại nhiều quán ở các thành phố lớn hiện nay. Tuy mang lại trải nghiệm dịch vụ tối ưu cho khách nhưng quán cần phải có đông nhân viên để phục vụ tốt.

mo mot quan cafe nho can nhung gi

Mô hình phục vụ tại quầy áp dụng hình thức thanh toán trước, khách sẽ trả tiền trước khi nhân đồ uống. Điều này giúp cho nhân viên quán không phải tốn thời gian thu tiền và tránh tình trạng thu “sót”. Tuy nhiên mô hình cafe này không phù hợp với thói quen chi tiêu của nhiều khu vực địa phương hiện nay.

Bên cạnh việc chọn mô hình cafe theo hình thức phục vụ, chủ đầu tư cũng có thể tham khảo các mô hình cafe dựa theo đặc điểm thiết phong cách của quán, ví dụ như: mô hình cafe mang đi, cafe sách, cafe sân vườn,…

Nếu bạn đang có ý định mở quán cà phê nhỏ, hãy cân nhắc để chọn mô hình cafe phù hợp với số vốn hiện có cũng như nguồn nhân lực dự định sẽ thuê khi quán đi vào vận hành.

1.2. LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO QUÁN CÀ PHÊ NHỎ

Bước tiếp theo sau khi chọn được mô hình cafe, đó là lập kế hoạch kinh doanh. Tại Việt Nam, ngành dịch vụ đồ uống đang phát triển như vũ bão, mang lại cơ hội làm giàu cho nhiều người nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức. Do đó, việc lên kế hoạch chi tiết giúp cho việc kinh doanh thuận lợi và hiện thực hóa được các ý tưởng ban đầu của chủ đầu tư.

mo quan cafe nho

Bảng kế hoạch kinh doanh quán cafe sẽ thể hiện đầy đủ từng giai đoạn phát triển của quán, bao gồm giai đoạn lên ý tưởng, thi công quán, khai trương và vận hành. Khi có kế hoạch chi tiết và rõ ràng sẽ giúp chủ đầu tư không bị bỏ lỡ bất kỳ giai đoạn quan trọng nào khi mở quán cafe nhỏ.

Để có được kế hoạch hoàn chỉnh, tốt nhất bạn nên ghi chép ra giấy, sổ tay hoặc lưu trữ những file dữ liệu trên máy tính, cập nhật liên tục mọi ý tưởng và vấn đề cần giải quyết. Việc lập kế hoạch kinh doanh cafe còn phải dựa vào đối tượng khách hàng mục tiêu để sát với thực tế những gì khách hàng mong đợi.

Ví dụ, nếu khách hàng mục tiêu của quán là dân văn phòng có mức thu nhập khá trở lên, bạn nên thiết kế quán theo phong cách tinh tế và sang trọng để đáp ứng được nhu cầu của nhóm khác này. Hoặc nếu đối tượng của khách là người lao động có thu nhập thấp thì quán cafe vỉa hè giá bình dân, không gian thoải mái là lựa chọn phù hợp.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc mở quán và gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch mở quán cafe, bạn có thể nhờ các đơn vị chuyên thiết kế và thi công quán hỗ trợ. Kế hoạch kinh doanh quán cafe nhỏ cần phải có 3 bảng kế hoạch cụ thể sau:

Kế hoạch đầu tư: Liệt kê tất cả chi phí mở quán cafe nhỏ trong giai đoạn đầu
Kế hoạch kinh doanh: Cụ thể mức doanh số dự kiến cần thu được căn cứ trên dựa số lượng đơn hàng/ngày và giá bán thông quan các kênh online và offline
Kế hoạch hoàn vốn: Liệt kê chi phí lương cho nhân viên và lương cho bản thân và tổng chi phí đầu tư ban đầu để tính được khi nào quán sẽ hòa vốn

1.3. LỰA CHỌN MẶT BẰNG KINH DOANH

Để mở quán cà phê nhỏ và kinh doanh thành công thì mặt bằng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Quán cafe dù có diện tích khiêm tốn cần phải đảm bảo thuận lợi về vị trí, khu vực để xe, giá thuê mặt bằng hợp lý và tập trung đông đảo nhóm khách hàng mục tiêu.

Chủ đầu tư cần lựa chọn mặt bằng ở vị trí thông thoáng, diện tích rộng rãi, ít nhất từ 15 – 25 m2 để tiện cho việc bố trí các hạng mục trong quán. Song song đó, giá thuê cũng cần hợp lý cho với thị trường chung, tránh bị ép giá dẫn đến kinh doanh không có lời.

1.4. HOÀN THIỆN THỦ TỤC GIẤY PHÉP KINH DOANH

Một trong những bước quan trọng nhất khi mở quán cafe đó chính là hoàn thiện thủ tục, giấy tờ kinh doanh. Dù quán cafe của bạn có quy mô khiêm tốn nhưng vẫn phải đảm bảo về mặt pháp lý.

Giấy phép kinh doanh - Tất tần tật những điều bạn cần biết

Để được cấp phép hoạt động, chủ đầu tư cần chuẩn bỉ đầy đủ 3 loại giấy tờ cơ bản sau đây:

Giấy phép kinh doanh: Chủ quán cần liên hệ trực tiếp với UBND quận/huyện hoặc Sở kế hoạch đầu tư tình/thành phố nơi đặt quán cafe để xin giấy phép kinh doanh theo hướng dẫn
Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: Để chứng minh quán cafe đạt tiêu chuẩn kinh doanh, quán cần có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là giấy tò được cơ quan thẩm định cung cấp khi quán đạt đầy đủ tiêu chí theo quy định.
Nộp thuế đúng quy định: Chủ đầu tư cần phải liên hệ chi cục Thuế tại Quận và làm theo hướng dẫn để được hướng dẫn nộp các loại thuế giá trị gia tăng, thuê môn bài theo năm và thuế thu nhập cá nhân theo đúng luật pháp hiện hành.

1.5. HOÀN THIỆN MENU

Dù mở quán nhỏ thì bạn cũng cần phải có một menu thật khoa học nhằm mang lại cho khách hàng nhiều sự lựa chọn về các loại đồ uống mà quán đang bán. Muốn có một menu thực sự chất lượng, quán có thể thuê bartender chuyên nghiệp hoặc bạn tự đi học pha chế để tạo nên những công thức nước uống “đỉnh của chóp”.

Nếu quán cafe của bạn ở quy mô nhỏ, tốt nhất bạn nên tự học pha chế và lên menu để phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu. Cách này giúp tiết kiệm chi phí mở quán cafe nhỏ và mang lại hiệu quả lâu dài khi đi vào vận hành về sau.

Thông thường, bộ menu quán cafe gồm có:

Bảng công thức tất cả các loại đồ uống đo theo định lượng cố định
Bảng giá cụ thể của từng loại đồ uống vá giá nguyên vật liệu
Danh sách các nhà cung cấp nguyên liệu trên thị trường
% chi phí nguyên vật liệu của từng loại đồ uống và trung bình toàn bộ thực đơn

Dựa trên thực đơn đã hoàn thiện, bạn sẽ biết chính xác cần đầu tư thêm dụng cụ, máy móc pha chế nào. Từ đó tiếp tục lên danh sách các thiết bị cần mua kèm chi phí tương ứng, bổ sung vào bảng kế hoạch kinh doanh ở bước 2.

Khi làm menu cho quán cafe, bạn cần lưu ý một vài điều sau:

Tạo điểm nhấn cho quán bằng một loại đồ uống có nét đặc trưng riêng để thu hút khách hàng
Trang trí menu đẹp, bắt mắt và phù hợp với phong cách của quán
Menu cần bám sát quy trình và định lượng đồ uống để đảm bảo tạo nên loại đồ uống ngon nhất
Không cần phải lo ngại các nguyên liệu giá cao, nguồn nguyên vật liệu chất lượng sẽ mang lại món đồ uống ngon và bạn có thể bán với giá cao để thu về nhiều doanh số hơn

1.6. MUA SẮM THIẾT BỊ VÀ TRANG TRÍ QUÁN

Bước cuối cùng khi mở quán cafe nhỏ đó chính là mua các thiết bị, đồ đạc nội thất và đồ trang trí quán để tạo nên một không gian cafe đẹp, có điểm nhấn.

Tốt nhất, bạn cần phải lên danh sách trả lời cho câu hỏi mở một quán cafe nhỏ cần những gì? Đó là các loại bàn ghế, ly tách,… và nhiều đồ dùng khác. Hãy mua một lượt để giúp tiết kiệm chi phí nhé. Tuyệt đối không nên mua đồ trang trí quán cafe theo cảm hứng vì dễ dẫn đến tình trạng không kiểm soát được, làm ảnh hưởng đến vốn đầu tư.

chi phi mo quan ca phe nho

2. KINH NGHIỆM VỀ CÁC SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI MỞ QUÁN CAFE NHỎ

Hiện nay, dù thị trường quán cafe đã có phần bão hòa, song việc kinh doanh quán cafe vẫn là một lựa chọn hấp dẫn đối với không ít người. Trong một thị trường cạnh tranh như vậy, bên cạnh lợi nhuận tốt là rất nhiều rủi ro thất bại nếu bạn không có kế hoạch rõ ràng và thiếu sót kinh nghiệm. 20s mời bạn tham khảo những sai lầm thường gặp khi mở quán cafe nhỏ cần rút kinh nghiệm và tránh mắc phải.

2.1. SAI LẦM TRONG KHÂU CHỌN MẶT BẰNG

Mặt bằng quyết định rất nhiều đến sự thành bại của một quán cafe. Mặt bằng cần phải phù hợp với mô hình kinh doanh và đối tượng khách hàng của quán.

Nhìn chung, các sai lầm thường gặp khi mở quán cafe bao gồm:

Chọn ngõ cụt, không có chỗ đỗ xe thuận tiện.
Chọn nơi không có nhiều người qua lại, sinh sống, quá vắng vẻ. Chọn nơi quá đông đúc ồn ào, ví dụ như gần chợ.
Không quan sát và tính toán số lượng đối thủ cạnh trang trong khu vực
Mặt bằng có ánh sáng kém và không khí không trong lành.
Vì gấp gáp mà chọn mặt bằng tùy tiện. Nếu chưa chọn được mặt bằng phù hợp, bạn có thể bắt đầu với bán online hoặc cafe take away.

2.2. MƠ HỒ VỀ KHÁCH HÀNG CỦA MÌNH

Chân dung khách hàng bạn hướng tới là ai? Họ bao nhiêu tuổi, thích phong cách gì? Họ sẵn sàng chi trả ở mức nào?….

Bạn ít nhất phải trả lời được các câu hỏi này trước khi đi tới quyết định mở quán. Điều này giúp bạn có định hướng ban đầu chính xác ngay từ bước lập kế hoạch, chọn mô hình. Nếu không rõ chân dung khách hàng của mình, bạn có thể phải đập đi xây lại hoặc sửa sang quán nhiều lần mới tìm được cái phù hợp với nhóm khách bạn hướng tới.

Tuy nhiên nên lưu ý rằng trend thay đổi nhanh và khách hàng của bạn cũng vậy. Đừng nên đưa các yếu tố trending hay sở thích quá ngắn hạn vào chân dung khách hàng của bạn, việc này sẽ là một rào cản lớn cho việc kinh doanh lâu dài của quán.

2.3. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH KHÔNG RÕ RÀNG

Đây là một sai lầm hay gặp đối với các bạn mở quán lần đầu. Lỗi hay gặp là liệt kê không đủ các khoản mục, hay cố ý bỏ qua các khoản mục mà bạn cho là quá nhỏ. Chúng ta thường có thói quen lập bảng dự trù kinh phí thấp hơn so với kinh phí thật vì khảo giá không chính xác, bỏ qua các khoản có thể phát sinh.

Kinh nghiệm lập dự trù chính xác là khi tính toán chi phí, nên liệt kê nhiều khoản mục hơn với giá cao hơn, tuyệt đối không làm ngược lại là bỏ qua các khoản mục nhỏ và tính toán với mức giá thấp hơn thực tế. Ngược lại khi tính toán lợi nhuận, cần đảm bảo yếu tố “thận trọng”, tính toán với lượng doanh thu thấp nhất mà bạn có thể đạt được, không ghi cao doanh thu hoặc lý tưởng hóa doanh thu.

Bạn cũng phải biết và quản lý tốt các chi phí chủ đạo hàng tháng như tiền mặt bằng, tiền sắm sử máy móc ở giai đoạn đầu,…

2.4. COI NHẸ MARKETING

Như đã nói, kinh doanh quán cafe là một thị trường vô cùng cạnh tranh. Do đó, bạn cần phải có kế hoạch đưa doanh nghiệp của mình đến gần với khách hàng.

Ở giai đoạn đầu bạn nên chuẩn bị tâm lý dù bạn có làm tốt nhưng chưa chắc khách hàng sẽ biết tới bạn và bạn phải chi một khoản không nhỏ cho marketing. Đặc biệt, khi bạn chỉ định mở quán cafe nhỏ, không mạnh về quy mô và mặt bằng thì việc có chiến dịch quảng cáo là vô cùng quan trọng.

Một kế hoạch và đội ngũ marketing tốt sẽ không chỉ dừng ở việc quảng cáo cho quán ở giai đoạn đầu mà còn luôn đổi mới để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng và tiếp cận các nhóm khách mới.

Nếu bạn không có đủ nguồn lực để lập đội marketing in-house, bạn có thể chọn cách outsource các agency bên ngoài doanh nghiệp mình.

2.5. SAI LẦM KHI LÀM NHÂN SỰ

Tuyển dụng và quản lý chưa bao giờ là dễ dàng nhưng thường bị xem nhẹ. Bạn nên có một kế hoạch tuyển dụng bài bản để phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của quán.

Sau quá trình tuyển dụng, đào tạo là bước không thể thiếu. Ví dụ nhân viên phục vụ của bạn phải có thái độ tốt, nhân viên đứng quầy pha chế phải có tay nghề nhất định.

Tuyển dụng và đào tạo không hề đơn giản, vì vậy khi tuyển được người bạn nên có chính sách duy trì và phát triển phù hợp. Nhất là về vấn đề lương thưởng, đãi ngộ, phải cân đối giữa thị trường và nguồn lực của quán. Việc tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái nhưng có kỉ luật cũng cần được lưu ý.

Sai lầm hay gặp ở đây là bỏ lướt qua các khâu trên, tuyển nhưng không đào tạo hoặc đãi ngộ không phù hợp nên không quản lý và giữ chân được người.

Trên đây là 6 bước cơ bản và 5 kinh nghiệm để mở quán cafe nhỏ dành cho những chủ đầu tư lần đầu lấn sân kinh doanh cafe. Nếu có nhu cầu thiết kế và thi công quán hoàn thiện, bạn có thể tham khảo dịch vụ của Vua Cafe Sạch để được báo giá chính xác và tư vấn tận tình, giải đáp mọi băn khoăn, thắc mắc.
————-

Để biết thêm thông tin về TƯ VẤN MỞ QUÁN NHƯỢNG QUYỀN CAFE “Đậm gu, đúng chất, giá mềm, lãi cao”, NHƯỢNG QUYỀN CAFE, TRÀ, XE ĐẨY, TRÀ, CACAO SẠCH

Để đặt hàng, mua SẢN PHẨM TRÀ, CÀ PHÊ, CACAO NGUYÊN CHẤT, CUNG CẤP SỈ LẺ

Để tham gia thành viên của GIA ĐÌNH CÀ PHÊ, TRÀ SẠCH

Để phản ánh về chất lượng cafe, chất lượng phục vụ toàn hệ thống của NGUYEN CHAT COFFEE & TEA